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Estructura general del SECOP II
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Registro


El registro de las Entidades Estatales y sus usuarios en SECOP II tiene cinco pasos:

  1. Registro del usuario administrador. El primer usuario que ingrese a SECOP II en nombre de una Entidad Estatal, es tomado automáticamente como usuario administrador. Por tanto es clave que en efecto sea el usuario administrador el primero en ingresar a SECOP II.
  2. Creación de la cuenta de la Entidad Estatal por el usuario administrador.
  3. Solicitud a la Mesa de Servicio de Colombia Compra Eficiente de la activación de la cuenta de la Entidad Estatal en el SECOP II. Hasta que Colombia Compra Eficiente no haga este proceso, la Entidad Estatal no puede usar el SECOP II para hacer contratación en línea.
  4. Registro de los usuarios compradores en el SECOP II y solicitud de acceso a la cuenta de la Entidad Estatal.
  5. Autorización por parte del usuario administrador- de las solicitudes de acceso a la cuenta de la Entidad Estatal hechas por los usuarios compradores.

Pantalla de acceso


La pantalla de acceso aparece cuando un usuario registrado entra al SECOP II. Desde esta pantalla los usuarios acceden a todas las funcionalidades del SECOP II. La pantalla de acceso tiene tres áreas:

  1. Identificación del usuario, funcionalidades de configuración, y salida de SECOP II
  2. Barra de inicio
  3. Escritorio

Pantallaacceso.png

El Escritorio muestra avisos y comunicaciones que informan a la Entidad Estatal de su actividad reciente en el SECOP II. Contiene atajos para llegar más fácilmente a los procesos de la Entidad Estatal y sus mensajes, una agenda con las fechas más importantes de los procesos de la Entidad Estatal, una sección de mensajes, otra de sugerencias del día hechas por Colombia Compra Eficiente a las Entidades Estatales y finalmente una sección “Procesos”, donde la Entidad Estatal puede acceder al detalle de todos los procesos que ha creado.



Configuración de usuario


La funcionalidad de “Configuraciones del usuario” está en la parte superior derecha de la pantalla del SECOP II y sirve para configurar y administrar la cuenta de los usuarios asociados a la Entidad Estatal. Tiene las siguientes opciones:

  • Mis datos de usuario: Incluir los datos de usuario.
  • Noticias SECOP: Consultar las noticias publicadas en el SECOP II.
  • Mis registros: Consultar las Entidades Estatales a las que está asociado el usuario (SECOP II permite que un usuario esté asociado a más de una Entidad Estatal, por ejemplo a dos regionales de una misma Entidad como el SENA), realizar nuevas solicitudes de asociación, y consultar el estado de las solicitudes de asociación que ha enviado.
  • Accesos del usuario: Consultar los accesos realizados al SECOP II y realizar el cambio de su contraseña.
  • Términos y condiciones de uso: Permite consultar un listado con los términos y condiciones de uso del SECOP II, para ingresar al detalle debe dar clic en “Ver” el sistema desplegara la información en la parte inferior de la pantalla.

Configuración de la cuenta de la Entidad Estatal


La configuración de la cuenta de la Entidad Estatal en el SECOP II es responsabilidad del usuario administrador y abarca tres grandes tareas:
  1. Definir la estructura de la Entidad en el SECOP II, lo cual significa organizar sus usuarios en unidades de contratación, dependencias y grupos de usuarios
  2. Organizar la ejecución de los procesos de la Entidad Estatal definiendo equipos de proceso para cada modalidad de contratación y flujos de aprobación para las tareas que ejecutan los miembros de estos equipos
  3. Administrar la biblioteca de documentos de la Entidad y las notificaciones que recibe la misma por parte del SECOP II
  4. Configurar las notificaciones del SECOP II que serán enviadas a la Entidad Estatal
  5. Configurar los modelos de evaluación que utilizará la Entidad Estatal para la evaluación de ofertas

Las funcionalidades para llevar a cabo estas tareas de configuración se encuentran repartidas en dos menús del SECOP II: “Configuración Entidad Estatal/Proveedor” y “Procesos”. En el menú “Configuración de la Entidad Estatal/Proveedor” es posible acceder a las siguientes funcionalidades: Datos de la Entidad Estatal, Configuración de la Entidad Estatal, administración de usuarios, perfiles de usuarios, dependencias, recomendaciones, biblioteca de documentos, suscripción a notificaciones, flujos de aprobación y grupos de usuarios. En el menú de “Procesos” es posible acceder a las funcionalidades: unidades de contratación y tipos de procesos. Al ingresar a esta última opción es posible configurar los equipos de procesos.
El orden en el que la Entidad Estatal debe hacer la configuración de la Entidad Estatal es el siguiente:

  1. Ingresar los datos básicos de la Entidad y sus configuraciones generales previas.
  2. Definir perfiles de usuarios. Esto es, establecer perfiles tipo indicando a qué funcionalidades pueden acceder los distintos usuarios compradores de la Entidad Estatal.
  3. Administrar los usuarios. Abarca la aceptación o rechazo de las solicitudes de acceso a la Entidad Estatal, la asignación de un perfil a los usuarios aceptados y la creación de los usuarios que no hayan hecho el proceso de registro por cuenta propia.
  4. Crear dependencias. Sirven para reflejar la estructura organizacional de la Entidad Estatal en el SECOP II. Su creación es opcional.
  5. Crear grupos de usuarios. Sirven para agrupar usuarios según tareas que la Entidad Estatal les asigna de manera frecuente en los procesos de contratación. Su creación es opcional.
  6. Crear equipos de proceso. Sirven para agrupar usuarios según los tipos de procesos que ejecuten. En el SECOP II la creación de equipos tiene dos partes: i) definir qué usuarios, grupos de usuarios o dependencias pueden ejecutar cada modalidad y definir en qué partes del proceso puede intervenir cada uno (en el lenguaje del SECOP II esta última definición se llama configuración de los accesos de los miembros del equipo del proceso); y ii) crear flujos de aprobación para definir qué usuarios, grupos de usuarios o dependencias deben aprobar las acciones realizadas por los miembros del equipo del proceso.
  7. Crear unidades de contratación. Esta labor implica definir los datos básicos de identificación de cada unidad de contratación y establecer qué usuarios, grupos de usuarios o dependencias la conforman. La creación de unidades de contratación en el SECOP II es obligatoria.
  8. Administrar la biblioteca de documentos de la Entidad Estatal.
  9. Configurar las notificaciones de la Entidad Estatal.
  10. Configurar los modelos de evaluación de la Entidad Estatal.


Buscar procesos de otras Entidades Estatales


Las Entidades Estatales pueden hacer una búsqueda de todos los procesos que hayan creado otras Entidades Estatales en SECOP II mediante un menú de búsqueda llamado “Procesos SECOP”, que muestra una lista de todos los procesos del SECOP II, y para cada uno la Entidad que creó el proceso, la fase en la que se encuentra, la fecha de presentación de ofertas, y una ficha detallada del proceso.



Gestión contractual


El SECOP II permite a las Entidades Estatales crear y gestionar todos los tipos de procesos contemplados en la normatividad, desde la elaboración de los borradores de documentos del proceso hasta la firma y gestión del contrato. También incluye una funcionalidad para crear y actualizar el Plan Anual de Adquisiciones.

En el SECOP II las Entidades Estatales ingresan mediante formularios en línea la información general de los procesos (e.j. número y nombre del proceso, bienes y servicios a adquirir, duración, precio estimado, etc.); así como el cronograma de los mismos, su información presupuestal (e.j. código SIIF, origen de los recursos, destinación del gasto, etc.) y el modelo de evaluación de las ofertas. Los formularios del SECOP II están adaptados según el tipo de proceso que la Entidad Estatal quiera crear. Junto con estos formularios en línea, las Entidades Estatales también pueden adjuntar los Documentos del Proceso (e.j. estudios previos, pliegos de condiciones, aviso de convocatoria, etc.).

Una parte fundamental de la creación de los procesos en el SECOP II es pedir la información que los Proveedores deben incluir con sus ofertas. En el SECOP II esta información es solicitada por la Entidad Estatal a los potenciales oferentes mediante un cuestionario elaborado en línea con todas las preguntas de requisitos habilitantes, ofertas técnicas, económicas, etc. que la Entidad desee hacer. Así, cuando el Proveedor vaya a elaborar su oferta, lo que debe hacer es contestar un cuestionario tipo y adjuntar los documentos que le haya pedido la Entidad Estatal. Esto agiliza la elaboración de ofertas por parte de los Proveedores y minimiza los errores o diferencias de formatos en dicho proceso. Cada Entidad puede editar el cuestionario como considere conveniente. No hay formatos pre-establecidos.

Aunque los pasos para la configuración y creación de configuración de procesos en el SECOP II siguen la misma estructura general, existen diferencias por tipo de proceso.

Una vez que un proceso es creado en el SECOP II, la plataforma habilita un área de trabajo para cada proceso que permite hacer toda la gestión del mismo en línea. Dicha gestión abarca el envío y respuesta de mensajes a Proveedores, el recibo y respuesta de observaciones a los documentos de proceso, la apertura y evaluación de ofertas, la elaboración y publicación de informes de selección y adjudicación, las modificaciones o adendas a los procesos, la administración del equipo del proceso y el control de las tareas asignadas a los miembros del equipo.

Para los tipos de Procesos de Selección abreviada con subasta inversa y Enajenación de bienes con subasta, el SECOP II incluye la funcionalidad de ejecución de subastas en línea. Este módulo está completamente integrado con las demás fases de los Procesos, lo que simplifica la gestión y uso el mismo.

En relación con la gestión contractual, el SECOP II ofrece diferentes funcionalidades. En primer lugar, para la elaboración de los contratos, la plataforma importa directamente los datos almacenados en la creación del Proceso (e.j. bienes y servicios a contratar, condiciones de la oferta adjudicada, etc.); y permite el envío del contrato al adjudicatario para la firma electrónica del mismo. En segundo lugar, a través del SECOP II es posible hacer modificaciones al contrato (e.j adiciones y prórrogas) -incluyendo suspensiones o terminaciones del mismo- y publicarlas. Finalmente, brinda a la Entidades Estatales la posibilidad de hacer seguimiento al avance del contrato, ingresar la información de facturación y asignar códigos a las facturas correspondientes en caso de ser necesario.



Administración de procesos


El SECOP II ofrece a las Entidades Estatales diferentes secciones para hacer seguimiento a los procesos que han creado y administrar toda la información relevante sobre los mismos, en particular los informes de selección y evaluación, y los contratos de los procesos que han adjudicado.

En la sección “Procesos de la Entidad Estatal”, los usuarios encuentran un gestor de procesos que contiene todos los procesos de la Entidad, los clasifica según su estado, muestra una ficha resumen de los mismos y permite acceder al área de trabajo de cada uno.

En la sección “Informes de Selección”, la Entidad Estatal puede editar y ver toda la información relacionada con la evaluación y adjudicación de sus procesos (e.j. los informes de evaluación, las observaciones recibidas al mismo y las respuestas de la Entidad Estatal y el informe de selección).

En la sección “Contratos”, la Entidad Estatal puede ver una lista de todos los contratos que ha elaborado, ver el estado en el que se encuentran y acceder al detalle de cada uno.



Entidad con perfil de Proveedor


El SECOP II permite que, desde una única cuenta, una Entidad Estatal pueda actuar también como Proveedor. La Entidad debe ser creada primero como Entidad Estatal en el SECOP II. Para adquirir el perfil de Proveedor, el usuario administrador debe comunicarse con la Mesa de Servicio de Colombia Compra Eficiente y solicitar la activación de un doble perfil. El uso de estas funcionalidades está explicado en el Manual de Proveedores para el uso de SECOP II, que se puede descargar desde este link:

http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/capacitacion/manual_proveedores_para_el_uso_de_secop_ii.pdf



Gestión de Proveedores


Para gestionar su relación con los Proveedores, el SECOP II ofrece a las Entidades Estatales el Directorio SECOP, mediante el cual el usuario puede buscar a los Proveedores de acuerdo con los bienes y servicios que ofrecen –codificados según el Clasificador de Bienes y Servicios de las Naciones Unidas.



Herramientas de trabajo


Para la gestión de sus procesos, el SECOP II ofrece las Entidades Estatales varias herramientas complementarias. Entre ellas se encuentran:
  1. Un gestor de mensajes que permite ver y contestar los mensajes que reciba la Entidad Estatal
  2. Una sección para consultar de forma centralizada las tareas asignadas a los aprobadores de los flujos de aprobación que haya creado la Entidad u otras tareas que hayan sido creadas por los usuarios de la Entidad Estatal
  3. Una sección con alertas, que muestra las notificaciones que envía el SECOP II a los usuarios sobre la actividad reciente de los procesos de la Entidad Estatal
  4. Una funcionalidad para elaborar plantillas de las diferentes comunicaciones o informes que expide la Entidad Estatal (e.j. respuesta a observaciones, informes de selección, informe de evaluación, etc.)
  5. Un gestor de constancias del SECOP II que permite consultar todas las constancias electrónicas elaboradas por el SECOP II para registrar todas las comunicaciones entre las Entidades Estatales y los Proveedores, así como los hitos principales de los procesos (por ejemplo el envío y apertura de ofertas)


Páginas inteligentes


En esta sección no está disponible.




Herramientas de soporte en línea


El SECOP II tiene un Agente Virtual que es S2 y una Mesa de Servicio para proporcionar soporte a sus usuarios. S2 ofrece al usuario información sobre el desarrollo de su actividad en SECOP II y mensajes de alerta. La Mesa de Servicio ofrece información, soluciona incidencias, y responde preguntas sobre el uso de SECOP II. Los canales de atención de la Mesa de Servicio son los siguientes:

  • Línea en Bogotá: 7456788.
  • Línea nacional gratuita: 018000-520808
  • Correo electrónico: soporte@secop.gov.co
  • Chat y tramite de PQRS desde la página web www.colombiacompra.gov.co