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¿Cómo registrar una Entidad Estatal y sus usuarios?
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El registro de las Entidades Estatales y sus usuarios en SECOP II tiene cinco pasos:

  1. Registro del usuario administrador. El primer usuario que ingrese a SECOP II en nombre de una Entidad Estatal, es tomado automáticamente como usuario administrador. Por tanto es clave que en efecto sea el usuario administrador el primero en ingresar a SECOP II.
  2. Creación de la cuenta de la Entidad Estatal por el usuario administrador.
  3. Solicitud a la Mesa de Servicio de Colombia Compra Eficiente de la activación de la cuenta de la Entidad Estatal en el SECOP II. Hasta que Colombia Compra Eficiente no haga esta activación, la Entidad Estatal no puede usar el SECOP II para hacer contratación en línea.
  4. Registro de los usuarios compradores en el SECOP II y solicitud de acceso a la cuenta de la Entidad Estatal.
  5. Autorización por parte del usuario administrador- de las solicitudes de acceso a la cuenta de la Entidad Estatal hechas por los usuarios compradores.

Registro del usuario administrador


El proceso para registrar los usuarios -tanto administradores como compradores- de una Entidad Estatal es similar. La diferencia es que el usuario administrador se registra primero y además es quien crea y configura la cuenta de la Entidad Estatal y autoriza que otros usuarios se asocien a la cuenta de la Entidad Estatal en SECOP II.

Para crear un usuario el interesado debe buscar en su navegador https://community.secop.gov.co/sts/cce/login.aspx hacer clic en “Registro” en la barra superior de la pantalla.

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Esta acción lo lleva al formulario de registro el cual debe diligenciar los campos indicados.

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El usuario debe indicar su correo electrónico institucional. La contraseña debe tener por lo menos 8 caracteres e incluir letras y números.

El SECOP II informa al usuario que el registro fue efectuado con la aparición en la pantalla de la siguiente ventana.

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Adicionalmente, el usuario recibe el siguiente correo electrónico desde el cual debe activar el registro haciendo clic en el link.

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Al hacer clic en el link incluido en el correo electrónico, el SECOP II lleva al usuario a la página de inicio y le pide entrar con su nombre de usuario y contraseña.

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Una vez el usuario administrador está registrado, debe entrar al SECOP II con su nombre y contraseña para crear la cuenta de la Entidad Estatal.

Al acceder al SECOP II encuentra la siguiente pantalla del proceso de registro. Para verificar que la Entidad Estatal no haya sido registrada previamente, el usuario debe diligenciar los datos solicitados y hacer clic en “Validar”.

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Si la Entidad Estatal ya tiene una cuenta creada en SECOP II, el formulario muestra resultados y el usuario debe asociarse a la cuenta de la Entidad. Para ello debe hacer clic en “Solicitud de acceso”. La solicitud queda entonces pendiente de aprobación por el usuario administrador de la Entidad Estatal.

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Si la Entidad Estatal no tiene una cuenta creada, el SECOP II indica que no ha sido encontrada ninguna Entidad Estatal. El usuario administrador debe crear la Entidad Estatal en el SECOP II haciendo clic en “Registrar Entidad”.

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A continuación, el usuario administrador ve una formulario en el que debe indicar el país al que pertenece (Colombia), el tipo (Entidad Estatal), indicar si está registrada en el SIIF e ingresar su respectivo PCI, el área de negocio (Público o Público y Privado) y el Tipo de organización (Entidad Estatal u otras Entidades públicas). Cuando termine de ingresar esta información, el usuario administrador debe hacer clic en “Generar formulario”.

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El formulario contiene la información mostrada en la siguiente imagen. Sólo los campos con un asterisco rojo al lado derecho son obligatorios para la creación de la Entidad Estatal en el SECOP II. En el campo “Nombre de la Entidad Estatal”, el usuario administrador debe escribir el nombre con el que la Entidad Estatal está legalmente constituida. En “Nombre Abreviado” puede escribir el nombre corto que desee. Al “Correo electrónico para notificaciones SECOP” llegarán todos los mensajes o alertas que el SECOP II envía a la cuenta de la Entidad Estatal.

En la sección “Anexar documentos”, el usuario administrador debe adjuntar los siguientes documentos obligatorios. Si el usuario no adjunta estos documentos, no podrá finalizar la creación de la cuenta de la Entidad Estatal:

  • Último acto de estructura y organización de la Entidad Estatal. Este puede ser Ley, Decreto, Ordenanza, Acuerdo o documento equivalente que permita conocer la naturaleza jurídica, funciones, órganos de dirección, régimen jurídico de contratación de la Entidad Estatal.
  • Acta de posesión del Ordenador del Gasto, en caso de delegación se debe adjuntar el acto de delegación emitido por el representante legal y el acto de posesión del delegado.
  • Documento de autorización de usuario administrador de la Entidad Estatal o de la entidad privada que contrata con cargo a recursos públicos en SECOP II.

    El formato puede descargarse de los enlaces de interés que se encuentra en:
    http://colombiacompra.gov.co/sites/default/files/capacitacion/formatoautorizacionusuarioadministrador_v10.pdf

  • Registro único tributario (RUT)
  • Para entidades privadas que contratan con cargo a recursos públicos, certificado de existencia y representación legal no anterior a 90 días (Obligatorio para entidades privadas).


Cuando el usuario administrador termine de diligenciar el formulario, debe hacer clic en “Finalizar”. Inmediatamente, debe contactar a la Mesa de Servicio de Colombia Compra Eficiente con el fin de que el administrador del SECOP II valide la información ingresada y active las funcionalidades de contratación en línea para la Entidad Estatal. Si el usuario administrador no se contacta con la Mesa de Servicio después de terminar el proceso de registro, no podrá acceder a ninguna de las funcionalidades del SECOP II para hacer contratación en línea (sólo tendrá activa la funcionalidad de visualización de los procesos creados por otras Entidades Estatales).

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Después de hacer clic en finalizar, el SECOP II muestra una confirmación de registro.

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Cuando el usuario administrador hace clic en “Haga clic aquí para continuar”, ingresa a la cuenta de la Entidad Estatal, pero únicamente tiene activas las funcionalidades de búsqueda de procesos. Como fue explicado anteriormente, el usuario administrador debe llamar a la Mesa de Servicio para que el administrador de Colombia Compra Eficiente revise la información ingresada por el usuario administrador y active las funcionalidades de contratación en línea.

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Registro y solicitud de acceso a la cuenta de una Entidad Estatal existente


Los siguientes pasos son necesarios para asociar un usuario comprador a la cuenta de una Entidad Estatal.

Crear el usuario en el SECOP II


Solicitar el registro como usuario asociado a más de una Entidad Estatal